综合业务办公应用平台,简称OA,是办公信息处理的自动化,它以先进成熟的计算机和通讯技术为主要手段,建成一个满足单位办公自动化业务需要的办公信息系统,使单位内部各部门的公文和信息的交流畅通无阻,提供部门内部之间计算机网络之间的信息交换和公文交流,建立高质量、高效率的信息网络,为领导决策和部门办公提供服务,实现部门办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。
 

      通过“ 综合业务办公应用平台”提高办公效率和科学决策水平,最大限度地提高办公效率,改进办公质量,改善办公环境和条件,辅助决策,减少或避免各种差错和弊端,缩短办公处理周期,并用科学的管理方法,借助各种先进技术,提高管理和决策的科学化水平。
 

      综合业务办公应用平台是办公自动化平台软件平台建设的核心,系统采用结构化数据库、工作流、SOA体系架构等先进的技术手段,能有效的解决单位多、各职能部门数据分散、信息交换困难的状况,旨在为各部门搭建一个功能完善、安全便捷的办公自动化信息平台,营造一个轻松、高效的电子办公环境。
 

一、个人办公

(1)个人邮件:主要功能有新建邮件、发件箱、收件箱、草稿、邮件配置、垃圾箱、文件夹。

(2)通知公告:通知公告是综合业务办公应用平台所有平台用户进行新闻动态、通知公告等内部信息进行统一管理、审核和发布的系统。

(3)日程安排:日程安排用于管理个人的个人日程及重要事项提醒。用户可以查看单位统一的日程安排,检查是否有冲突的安排,根据日程安排信息,在设定时间进行提醒。

(4)待办事项:待办事宜将办公自动化平台中的待处理发文、待处理收文、公共资料借阅等需要当前户处理的工作事务通过待办事宜模块进行统一提醒,并帮助用户将已处理事宜和未处理事宜进行分类区分。同时,待办事宜在办公自动化系统首页也将作为除邮件、文件中心外统一的待办工作提醒窗口来提醒用户,达到“所有工作来找人”的目的。

(5)个人信息设置:个人设置:设置个人参数、首页显示设置、提醒参数、修改密码等功能。

(6)手机短信:短消息平台是整个综合业务办公应用平台主要实时沟通平台之一,可以实现短信对综合业务办公应用平台中待办信息的短信提醒、手动短信群发两大应用。

(7)通讯录:综合业务办公应用平台所有用户可以通过通讯录方便地找到想要查看的联系人,了解该联系人的信息。

(8)工作日志:工作过程中的记录个人工作情况。

(9)内部论坛:内部论坛为用户提供一个互动沟通的平台。用户可在此讨论工作生活中的各类问题,通过用户的互动交流,有利于集思广益,增强组织单位的凝聚力。


二、公文管理

        公文管理是综合业务办公应用平台中以公文流转为主要功能的一个核心业务子系统,其业务核心包含了公文流程定义、发文流转、收文流转、文件种类管理、公文流转常用批示用语管理等。

(1)公文流程定义:流程定义是公文管理子系统的主业务数据库,它定义了部门发文、收文的流程过程和流程规则,建立了公文传输的统一标准和规范,并实现了公文流转全过程流程化处理和管理,以及对流程进行跟踪、查询和统计。

(2)发文管理:发文管理实现了发文全过程处理,包括发文拟稿、审核、会签、签发、发文流转审批直至成文。发文的审批过程基于工作流定制建立好的发文审批流程,也可自定义新的发文流程。模块可对发文文件以及流程审批过程文档进行统一的管理,并可对整个的跨部门的发文审批过程进行跟踪。模块还支持按多种方式如部门、审批状态、审批时间等进行查询和统计。

(3)收文管理:收文管理实现了部门收文全过程处理,实现了对外来文件进行收文登记和本单位内部再次流转的业务功能。收文管理包括收文登记、录入公文、拟办、转办、传阅、收文流转审批等。收文的审批过程基于工作流定制建立好的收文审批流程,也可自定义新的收文流程。模块还支持按多种方式如部门、审批状态、审批时间等进行查询和统计。

(4)公文内容模板自定义:由管理部门根据组织单位的行文及相关管理规范,将常用的正文模板、红头模板进行设置,如发文、来文、规章制度、合同、工作汇报等,每种公文的格式模板都可以自定义,文号支持按不同的规则进行自动编号。在拟稿人拟文时能直接调用模板,可以有效地避免文稿格式不统一的现象。内嵌OFFICE应用插件,支持直接调用WORD文档。

(5)文件种类:文件种类管理是对发文类别、收文类别的统一管理,其中公文根据起草单位不同、公文权属单位不同、用印单位不同、下发范围不同、公文字号不同等分为众多类别,文件种类管理奖这些类别在发文、收文起草时与文件自动关联,并将公文进行正确的归类。

(6)意见用语:公文在流转过程中,要经过多个环节的审阅、签批、会签等操作,涉及各个部门和各级操作人员,包含了各部门领导、处室领导、各领域分管领导以及高层领导。无论是普通职工还是各级领导在各类公文审批过程中,都会进行大量的、重复的审批意见编写操作。

(7)信息报送和接收:信息报送主要是接收下级单位上报文件、素材等各类信息,以整合现有各部门各种信息上报方式和手段为出发点,建立完善的审查和跟踪管理,方便文件上报、评分等管理。

(8)电子印章:安全电子签名印章系统是办公平台的一项重要内容,旨在解决公文在流转及其传输过程的安全性和有效性。本方案提供的电子签章系统采用“硬件+软件”的应用方式,USB电子密钥与签名、印章配套使用,密钥安全认证与签章安全认证相结合。
 

三、事务管理

(1)资产管理:资产管理协助单位进行设备管理,系统自动根据资产管理设计折旧,并将折旧金额向各相关费用进行分摊;支持固定资产购建、投资转入、捐赠、融资租赁、出售、报废、损毁等核算;支持固定资产盘盈、盘亏核算;支持外币核算;并进行固定资产构成分析、资产增减变动分析,提供多种分析指标、分析表;分门别类地进行资产管理。

(2)会议管理:实现会议室管理、会议审批、会议计划、会议准备、会务管理、会议记录、会议资料查询的功能。

(3)接待审批:实现接待事宜的审批,对接待对象、接待时间、接待地点、住宿标准、接机时间、送机时间、来访内容等信息请示审批。

(4)值班管理:值班管理可以安排管理各级部门的日常值班,记录管理各级领导的日程安排,登记值班记录,以及对记录进行管理查询等。另外支持对对紧急重大的事件有专门的管理功能,可按分类对事件记录进行新建、查询、修改和删除,对参与紧急重大事件的时间安排和人员安排做统一的协调和调度,也对其他事宜如公务接待等做了统一的管理。

(5)车辆管理:对车辆和司机的基本情况进行登记、统一管理维护,建立车辆调度档案,供用车时方便查询。跟踪车辆用油情况以及维修纪录,为车辆的调整提供参考。

(6)考勤管理:网上签到实现了电子化考勤管理,使上下班签到、加班、出差、请假等管理工作更加的规范和轻松,实现通过办公自动化系统网上签到,并可查询职工上班的签到状况,登记并记录考勤。

(7)用印管理:印章作为单位重要的信物凭证,为规范单位印章的管理, 维护单位形象和合法权益, 实现印章管理的制度化和规范化,用印管理实现对单位印章使用情况做统一管理。

(8)合同管理:合同管理,是建立在信息技术基础上,利用先进管理思想,为单位提供决策、计划、控制全方位、系统化的合同管理。合同管理的核心必须解决实际业务管理中的问题,为单位提供合理的流程和业务约束以及全方位的合同管理功能,包括合同起草、合同审批、文本管理、履约监督、结算安排、智能提醒合同收付款、项目管理、合同结款情况统计分析、报表输出和决策支持等。

(9)借款管理:借款申请,是由借款人根据实际情况填写借款事由、借款用途、借款金额等信息,从而进行层层审批,财务处可以根据借款金额的大小,选择现金支付或者转账支付,从而提升借款的时效性。

(10)通用事务管理:通用事物管理是无固定流程,但是可以自由流转进行审批的功能。基于可视化的工作流配置管理,以工作流程为管理主线、以任务阶段为管理节点、以业务事件为管理对象、以业务部门为管理单元、以业务权限为管理范围,采用可视化的技术表现形式,将每一个具体事务工作流程所涉及的相关岗位角色、相关资源进行多维度的集成整合,实现对业务管理能力和管理规范的全面提升。

(11)人事管理:人事管理员能够对组织内部所有人员的员工档案、员工培训、调动记录、员工奖惩、考评情况等进行集中管理,而一般用户只能查看自己的员工档案信息。

(12)调查问卷:调查问卷是一种数据收集手段,当需要研究一个现象需要收集数据时,可以在组织内部发表调查问卷,全部人员都可参与,可用于学习小组调查、优秀员工评选、事件看法等调查,准确反映组织内部的新思想、新想法。


四、知识库

(1)规章制度:单位制定的组织工作过程和进行工作管理的规则和制度的总和。也称为内部工作规则,是单位内部的“法律”。

统一发布及管理单位的各类规章制度文件,方便公务员随时调阅,同时系统提供信息传递功能,方便公务员对各类制度的及时了解。且系统可针对每一个制度类别设定不同的管理员,可以实现数据集中管理、分散维护功能。

(2)公共资料:把所有关于培训、制度、教学方面的资料或者文件进行统一分类、统一管理。公共资料模块面向全体公务员提供一个类似电子图书馆的功能,其中的数据资料目录面向用户开放,但是公共资料数据的浏览需要通过借阅,管理员批准后方可查看正文内容,同时管理员具有收回浏览权限的权利。

(3)岗位职能:岗位职能模块提供给各部门对内部办事流程、岗位划分、权责界定进行一个图示化的管理平台。可以对内部各种管理流程、办事流程、事项处理流程进行统一管理,提供给各级公务员随时查阅。

(4)收发文档案:收发文档案分为发文档案和收文档案,管理方式和模块功能相似,但是管理内容不同。发文档案主要负责公文流转完成后对成文的归档入卷和分类管理;收文档案主用负责本单位外来文件的归档入卷和分类管理。

它既支持传统以案卷为模式的管理,也支持以知识库为模式的档案管理同时支持最新的单文档案卷管理模式。系统中的各种重要文献(包括收文、发文、会议纪要等),都可以汇总到档案管理模块,进行统一、高效、标准的管理。系统支持三级目录管理:档案种类库目录----案卷级目录----文件级目录。

(5)公文中心:公文中心即公文分发中心,公文成文后统一发送至公文中心集中管理,各收文单位可以在公文中心中收取各级来文,并同时生成签收记录;同时在公文无纸化应用中,通过发文自动导入到收文中,实现收发文工作的前后衔接。
 

五、办公工具:

电话区号查询:电话区号查询。
邮政编码查询:邮政编码查询,超级链接到网址。
列车时刻查询:链接到列车时刻查询网址。
公交线路查询:公交线路查询。
法律法规查询:法律法规各项资料超级链接查询。
万年历:日历基本信息。
世界时钟:时间查询。
常用网址:常用导航资料。

 

六、系统管理

        系统是为帮助管理员对综合业务办公应用平台进行人员注册、权限分配及信息资源的统一管理。系统管理主要包括以下几个功能模块:

(1)用户管理:提供系统使用用户的信息管理功能,在注册人员信息的同时可以设置人员邮箱空间的额度,实现对系统资源的有效合理利用。

(2)组织机构管理:树型结构表现上下层的组织结构,系统提供增删改的功能,可以适应组织结构的变化,同时系统可以分配部门管理员和部门负责人等角色信息供流程和权限调用。

(3)权限管理:利用角色的机制对系统各级权限分配所必需的参数,实现对各子系统用户权限的正确配置。

(4)系统模块管理:有模块集中管理、显示的平台,体现“框架”+“组件”的设计思想,所有页面元素可灵活设置,并能够在此基础上生成二级页面模块,方便用户调整,适应各种需求的变化。用户可以根据自己的业务需求添加或删除应用模块。

(5)系统更新管理:设置上传目录,将需要更新的系统文件,数据库存储过程文件替换到服务器端,避免需要远程登录服务器替换文件。

(6)系统日志:根据输入的日期段,获取相应日期系统操作日志,提供导出功能。
 

七、移动办公系统功能设计

(1)手机个人邮件

        手机邮件提供了特殊的邮件收发方式,能够满足用户内部人员、内部人员与外部人员之间的移动电子邮件往来需要。即用户通过手机可以与其他用户进行邮件的收发。
用户可以在手机上对邮件进行收、发、回、转、删、存等操作,当有新邮件时,会自动收取并提醒您;用户也可以通过智能终端办公软件浏览Word、Excel、PPT、PDF等办公文档;您还可以与计算机同步,将PC上的邮件数据、联系人名单等转移到手机上。

移动邮件应用效果:

               
(2)移动公文管理

        移动公文管理包括智能终端对发文和收文的处理,解决用户在不具备正常登录办公系统的条件情况下通过手机处理紧急公文。可实现待批公文的浏览、审批意见、转发、查看流转历史、查看审批意见毕提交等操作。
移动办公系统中实现了将办公系统中的用户待办公文到达该用户OA账号,文件发送方可同时发送到用户的手机或平板电脑等移动终端上,移动终端用户待办公文处理完成后,再通过终端直接发送至服务器,文件继续进行下面的流转。

移动办公应用效果如下图:

        
(3)移动文件分发

       公文成文后,将会通过公文交换平台或公文传输中心分发至各收文单位、收文人,各单位收文负责人可通过办公系统的公文中心签收并下载相关文件。与此同时,移动办公系统的文件分发模块当中也将收到相同的文件,用户在不方便或者没有条件登录办公系统时,可通过手机、平板电脑等设备通过移动办公系统签收并处理下发公文。

       
(4)移动通讯录

        移动通讯录与办公系统中的通讯录保持数据同步,便于用户以手机方式登录系统查询单位内部通讯薄。移动通讯录支持按本部门、其他部门、全单位等方式进行组织架构式的有序显示。

        
(5)发布信息浏览

        基于移动办公的发布类信息浏览,即实现新闻动态、通知公告、规章制度、公务员培训、政策法规、领导讲话、领导动态等的移动终端用户的接受和浏览。只需信息管理员在办公系统中发布消息的时候,选择同时发送给移动终端用户,就可以通告所有人员。同时支持直接从手机上发送信息。


首页
电话
短信
联系